Cómo mejorar la capacidad de gestión y garantizar trazabilidad de las operaciones en campo: el caso de Deltagas

Cómo mejorar la capacidad de gestión y garantizar trazabilidad de las operaciones en campo: el caso de Deltagas

Deltagas es una empresa que se especializa en proveer sistemas de compresión de GNV (gas natural vehicular), especialmente a estaciones de carga de combustible. Los servicios de Deltagas no se centran solo en la comercialización de sistemas sino en la atención post-venta: cuentan con un equipo especializado de atención 24 horas al día y 365 días al año, para proveer a sus clientes con repuestos, asesoramiento y atención en el mantenimiento de sus sistemas de compresión. 

Deltagas tiene una notoria participación en el mercado colombiano de GNV donde equipa a aproximadamente la mitad de las estaciones de combustible del país. Su compromiso de atención post-venta incluye la entrega inmediata y la constante disponibilidad de repuestos, para así garantizar el cumplimiento de altos estándares de calidad y seguridad.

Su equipo de operaciones de campo desarrolla tareas de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, opera mejoras en los sistemas de compresión, realiza operaciones de prevención de fallas, de planeación y programación de mantenimientos de diversa índole y realiza evaluaciones de indicadores de funcionamiento.

El desafío a solucionar: mejorar su capacidad de gestión para garantizar la trazabilidad de las operaciones de campo y optimizar los tiempos de respuesta

Deltagas poseía un sistema propio de coordinación de servicios en campo, pero este sistema no le permitía conocer la ubicación en campo del despliegue operativo y cerciorarse así de la asistencia de los técnicos a las estaciones asignadas.

Además, no contaban con el registro digital de información propio de las herramientas de gestión en campo. Veían que digitalizar la información permitiría ahorrar tiempo operativo, garantizar la disponibilidad de la información generada en campo, y eliminar las complicaciones propias de los registros en papel. Anteriormente, sus órdenes de trabajo se emitían en formatos físicos que exigían una posterior digitalización, lo que agrega innecesariamente procesos y mano de obra. 

La solución sugerida: la implementación de GDW Services para su operativa de campo nacional

GDW Services permitió ubicar en tiempo real a los técnicos y garantizar el cumplimiento de sus visitas a las estaciones. Además, simplificó y optimizó procesos de agendamiento, permitiendo un mejor tiempo de respuesta gracias a la asignación inteligente de horarios y visitas, en función del despliegue operativo de cada momento y de la distancia de cada técnico con el cliente.

Esto permitió un manejo efectivo de las emergencias de los clientes y asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad acordados. Gracias a la capacidad, por medio de GDW Services, de ofrecerle al cliente información en línea sobre las gestiones realizadas, consiguieron brindar un servicio adicional y agregar valor. Esto profundiza la relación con el cliente, genera confianza y permite demostrar resultados.

Otro logro importante, por medio de la digitalización de información producto de la implementación de GDW Services, fue la simplificación de procesos operativos administrativos y de registro. Eliminaron los registros físicos, en papel, generando ahorros de tiempos operativos y disminuyendo la mano de obra dedicada a esta tarea. 

Los beneficios en la productividad de las operaciones de campo 

La herramienta de GDW Services impactó positivamente en el desempeño de la operativa de campo, gracias a una capacidad mejorada de gestión de agenda y de planificación de órdenes de trabajo. Redujo la cantidad de tiempo y dedicación en la coordinación de estas órdenes, y garantizó su cumplimiento gracias al seguimiento digital del despliegue en campo.

En su globalidad y por medio de la combinación de los factores que ya comentamos, obtuvieron un incremento en productividad en torno al 10%. 

Este aumento en la productividad también se dio gracias a la visión mejorada que obtuvieron supervisores y gerentes, por medio de la información recabada y consolidada por la herramienta digital, acerca de las operaciones desarrolladas. Los software de gestión de operaciones en campo permiten una mejor toma de decisiones de negocios, ya que conseguimos así ver con certeza y claridad las oportunidades, logros y desafíos del despliegue operativo. GDW Services sistematiza la información obtenida de los procesos y operaciones de campo en torno a los indicadores de desempeño (KPIs) más relevantes para la gestión empresarial. 

Además, como ya dijimos, son una fuente de garantías para los clientes, que también pueden recibir información en línea sobre la gestión realizada y atestiguar este rendimiento mejorado. 

En resumen:

  • Una capacidad mejorada para el agendamiento de órdenes de trabajo. Por medio de la digitalización de la posición de operarios y su sistematización, se toman mejores decisiones en la asignación de órdenes.
  • Se garantizan las visitas de los operativos de campo, se logra una mayor cobertura de visitas de emergencia y se disminuyen los tiempos de respuesta.
  • La eliminación de los registros en papel y la consiguiente simplificación administrativa, que ahorra tiempo y mano de obra.
  • La capacidad para informar en línea a los clientes de las gestiones realizadas, brindando tranquilidad y confianza.
  • Una visión más clara de las actividades de campo, consolidada en torno a indicadores de desempeño (KPIs) que permiten medir y analizar esta actividad y tomar mejores decisiones gerenciales. 
  • Un aumento global de la productividad en torno del 10%.

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