Cómo transformar los registros en papel en registros informáticos, más confiables, de forma eficiente: el caso de Serviam

Cómo transformar los registros en papel en registros informáticos, más confiables, de forma eficiente: el caso de Serviam

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Serviam es una empresa que se dedica a la construcción vial y al mantenimiento de redes de carreteras y rutas primarias y secundarias. También, se desempeña en el área de seguridad vial, en la señalización horizontal y vertical de carreteras. Su área de actividad incluye contratos en el ámbito público y privado, y la actuación dentro de una amplia red de proveedores de combustibles y aceites, materiales para la construcción y maquinaria, entre otros insumos y tecnologías de construcción y vialidad. 

El extenso alcance geográfico de sus operaciones hace necesario el desplazamiento de maquinaria, la ejecución de obras y el armado de equipos de trabajo en lugares distantes, en simultáneo. Se generan constantes necesidades de coordinación, traslado y monitoreo de insumos, en varios frentes de trabajo y en varios niveles operativos al mismo tiempo. Un despliegue de esta escala genera necesidades específicas de organización y precisa un control riguroso ligado a los costos y al volumen de su maquinaria y materiales. 

El desafío: transformar los registros en papel en registros informáticos, más confiables

Previo a la implementación de GDW Fleet, Serviam no contaba con información centralizada y actualizada en tiempo real que diera abasto a las necesidades de sus crecientes operaciones. La construcción vial, por su escala, demanda grandes volúmenes de combustible, abarcan regiones distantes en simultáneo, y utiliza una maquinaria con necesidades específicas de mantenimiento. 

El seguimiento de la información se daba en registros en papel y en planillas, generando sobretiempos administrativos, errores, e incluso la posibilidad de sustracciones de insumos, como el combustible, debido a la falta de rigor en los controles. 

La solución: trazabilidad de las compras y uso del combustible, optimización del rendimiento y del mantenimiento de maquinaria gracias a GDW Fleet

GDW Fleet plantea soluciones a medida que optimizan los costos de obra y aumentan la productividad de las empresas vinculadas a la construcción. Por medio del registro en el software, diseñado especialmente por GoDoWorks, los operarios de campo se mantienen conectados y se genera un registro actualizado de actividades, lo que permite la trazabilidad de bienes, maquinarias, insumos, combustibles y aceites, sin omisiones. 

Se verifican los despachos de combustibles, en origen y en destino, lo que permite auditar los saldos de cada obra y cada entidad. Se registra el consumo que genera cada maquinaria, pudiendo entender mejor su comportamiento y ayudar a su mantenimiento; se logran detectar desperfectos e ineficiencias y se colabora a mejorar la vida útil de los bienes de la compañía. 

Todos los datos que genera GDW Fleet provienen de la conectividad de los dispositivos móviles de los operarios de campo; esto logra mantener el control ante cualquier dispersión geográfica y ante una variedad de situaciones de campo, y permite a los supervisores recibir, en una plataforma única y sin reprocesos administrativos, la actualización de los datos en tiempo real. 

Esta plataforma es, además, una solución brindada a medida que contempla las necesidades específicas de la operativa de cada empresa.

Los beneficios logrados en Serviam

La eliminación del registro en papel permitió el ahorro de tiempos administrativos y la posibilidad de errores vinculados a este soporte, que se extravía fácilmente y que tiene incontables inconvenientes (es pesado, voluminoso, debe almacenarse, etc.).

El software de GDW Fleet permite a supervisores y gerentes de Serviam tener trazabilidad en tiempo real de los despachos de combustible y de su compra. A su vez, a partir de esta información y de la actividad de la maquinaria de obra, se obtienen datos precisos sobre el consumo de combustible por obra, el consumo de combustible por maquinaria, y sobre indicadores de rendimiento como los litros de combustible por hora o los litros de combustible por kilómetro para todas las máquinas de la empresa. 

Esto genera una visión renovada sobre el rendimiento operativo de la tecnología de la empresa y permite conocer, monitorear y mejorar la productividad, al detectar rendimientos anómalos, consumos anormales y lograr rastrearlos. 

Debido a la escala de las operaciones de Serviam, que se traducen en el empleo y distribución de cientos de miles de litros de combustible, conocer y optimizar su uso se traduce en ahorros económicos importantes. En otras palabras, el relevamiento digital de estos datos, por medio de la herramienta de GoDoWorks, colabora a la toma de decisiones sustentadas y oportunas fruto del conocimiento. 

GDW Fleet fue integrado al sistema de compras de combustible de la empresa para posibilitar la reconstrucción del camino completo del combustible, ya sea hacia un depósito interno o hacia una maquinaria que hizo una compra directa en una estación de servicio, y releva todos los despachos a las distintas máquinas y obras. 

Del lado del mantenimiento de la  maquinaria, el operario puede reportar fallas por medio del software; su supervisor recibe un aviso por vía electrónica que le permite resolver más efectivamente y en menor tiempo los inconvenientes que surgen. Los encargados de mantenimiento reciben notificaciones que los mantienen informados sobre el estado de cada máquina y que les avisan oportunamente cuando se requiere un chequeo o una optimización mecánica. Esto colabora a la vida útil de los bienes de la compañía y a la seguridad.  

Esta optimización de los tiempos de trabajo, de los recursos de la empresa y de su mantenimiento se traduce en un aumento de la productividad y un aseguramiento de la calidad. 

La dinámica de trabajo entre Serviam y GoDoWorks permitió una amplia colaboración, facilitada por nuestro conocimiento de las necesidades del trabajo de construcción y obras, y a la adaptación de nuestra herramienta digital a la especificidad de la labor vial. 

En resumen, los beneficios fueron:

  • Centralización de la información en una única plataforma.
  • Disminución de tiempos administrativos gracias a la eliminación del registro en papel.
  • Mayor confiabilidad en los registros de información, ahora digitales. 
  • Trazabilidad de las compras y de la distribución de combustible, permitiendo ahorros y evitando sustracciones. 
  • Mejoras en el mantenimiento de la maquinaria fruto del conocimiento de su rendimiento, de la detección de comportamiento anómalo y de generar la oportunidad de reparaciones oportunas.
  • Conocimiento actualizado en tiempo real del consumo y del rendimiento de combustible por obra y por máquina, colaborando a la toma de decisiones gerenciales y mejorando la productividad.
  • Aumento general de la productividad y aseguramiento de la calidad.

La experiencia de Serviam con GDW 

“Gracias a GDW Fleet, logramos consolidar datos en una única plataforma, nos permitió realizar mejoras en la gestión de los mantenimientos de las maquinarias, lograr un control sobre los consumos de combustible en tiempo real y agilizar la captura de la información gracias a los dispositivos móviles contribuyendo a la eliminación de los registros en papel”.

Faustina Keuliyan, Directora de Proyectos | Serviam

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