Orden de trabajo

Una orden de trabajo bien armada lleva cuatro cosas: el trabajo a realizar, el activo o el cliente sobre el que se hace, el plazo comprometido y la evidencia que se espera de vuelta —un checklist, fotos, una firma—. Sin alguna de las cuatro deja de servir para lo que existe: sin plazo no se puede controlar el cumplimiento, y sin evidencia no se puede demostrar que se hizo.

Se confunde a menudo con un ticket. La diferencia es que un ticket registra un pedido y una orden de trabajo asigna una ejecución: tiene responsable, ventana horaria y materiales reservados. Un mismo ticket puede generar varias órdenes, y una orden puede existir sin ticket —los mantenimientos preventivos se generan solos, por plan—.

Cuando la operación se lleva en papel, la orden existe pero su estado no: hay que llamar para saber si se hizo. Ese es el hueco que cierra un software de gestión de servicios en campo, y es también donde se pierde la facturación: el trabajo que se ejecutó pero no quedó documentado no se cobra.