Cómo impacta un software de gestión en la digitalización de los procesos y optimización del trabajo en punto de venta: el caso de Axon Pharma

Cómo impacta un software de gestión en la digitalización de los procesos y optimización del trabajo en punto de venta: el caso de Axon Pharma

  • Categoría de la entrada:GDW-Trade
  • Comentarios de la entrada:Sin comentarios

Axon Pharma es una de las compañías farmacéuticas con mayor crecimiento en el mercado latinoamericano. Su fuerte presencia en nuestro continente está anclada en sus oficinas centrales en Santiago de Chile y subsidiarias en Colombia, Perú y Venezuela. Su desarrollo se centra en el éxito de productos innovadores en los segmentos OTC, es decir, medicamentos por su sigla en inglés de venta over the counter, también llamados de venta libre o sin receta, y medicamentos del segmento SNC, o sea, del sistema nervioso central. 

La presencia de Axon Pharma en Latinoamérica ha garantizado una plataforma comercial para compañías farmacéuticas extranjeras que, asociadas, ingresan así sus productos a los mercados de la región. Se trata de reconocidos sellos farmaceúticos como Biocodex, Novartis, Alimentary Health, Bifodan, TannerMedico, AOP Orphan, Invent Farma que Axon Pharma nuclea en productos relacionados a las áreas de pediatría, gastroenterología, área cardiometabólica, probióticos, salud del sueño y sistema nervioso central. Su portafolio, que recibe una gran demanda, está en constante expansión. 

La operación de campo en la que se implementó la herramienta digital de GoDoWorks consiste en la visita diaria a 16 establecimientos a cargo de representantes de farmacia, es decir, a la gestión de puntos de venta

El desafío: la herramienta utilizada hasta entonces ya no se adecuaba a los objetivos y necesidades presentes

En estos 16 establecimientos que mencionamos, los representantes de farmacia se dedican a la tarea de presentar y vender los productos del catálogo de Axon Pharma, realizan capacitaciones para el personal de la farmacia, entregan información, toman inventarios y realizan operaciones de rotación o visibilización de productos en los lugares, góndolas o espacios promocionales asignados.

Previo a la solución de GDW-Trade, el registro de la actividad de los representantes se daba en planillas de Excel lo que generaba retrasos, dificultades para recopilar la información, la necesidad constante de nuevos diseños de planillas que incluso así generan redundancias y duplicación de procesos en el manejo de datos. A su vez, los representantes debían disponer de tiempo adicional cada jornada para organizar y enviar el formulario de Excel. Por otro lado, la coordinación se daba vía llamadas telefónicas constantes para supervisar la presencia de los representantes en el punto de venta asignado. 

La solución: GDW Trade

La solución de GoDoWorks fue la implementación de un servicio de GDW-Trade, es decir, un software de gestión de equipos en punto de venta que, pensado específicamente en torno a la actividad de vendedores, merchands, promotores o retailers permite la gestión integral del PDV (punto de venta), es decir, gestionar la disponibilidad de productos, relevar precios, relevar el share/facing en góndola, tanto de exhibiciones propias como de la competencia. Una herramienta de software digital como esta permite documentar la realidad, y por lo tanto es de vital importancia en la auditoría de los acuerdos comerciales con cadenas, tiendas y marcas, permitiéndole a la supervisión y la gerencia tomar acciones inmediatas basadas en el conocimiento. 

A través de la implementación de GoDoWorks, cada representante puede registrar su acción en tiempo real en la farmacia que visita, informar sobre medidas a tomar, documentar el estado de las góndolas o la exhibición tal como él la vio. Su gestión queda registrada y la información se procesa de forma centralizada, acelerando y haciendo más sencillo el proceso de registro. También, su ubicación queda señalada por GPS; esto da mayores garantías a todos los actores. El representante obtiene, in situ, información clave sobre el punto de venta en el que se encuentra, sobre el catálogo y la disponibilidad de productos en Axon Pharma, y la asistencia directa de un coordinador si la llegara a precisar.  

Esto resulta en la obtención de un mayor caudal de información sobre las operaciones cotidianas de cada representante de Axon Pharma; es decir, mejores y más completos informes sobre la acción comercial y la posibilidad de mejores decisiones gerenciales gracias a un horizonte ampliado de datos. 

La herramienta de GDW-Trade se centra en localizar y analizar los indicadores clave de la performance de ventas (KPIs) que dan un panorama más claro y certero de la operación de ventas, sus logros y objetivos, y permite ponderar el cumplimiento tanto de los representantes de Axon Pharma como de la propia empresa ante las farmacias visitadas. Esto da mayor transparencia y garantías en el  cumplimiento de los acuerdos comerciales entre estas partes. 

También, se implementó el seguimiento de los materiales promocionales en puntos de venta, es decir, a través de la misma herramienta digital se optó por mantener un registro y control del material POP para así verificar el punto de venta en el que se encuentra y su buen estado.

Los beneficios logrados

Esta suma de factores impacta directamente en la productividad cotidiana de cada actor, tanto merchands, supervisores como en la posibilidad de toma de decisiones gerenciales, bajando costos y mejorando el uso de recursos.

Concretamente, se automatizaron procesos: ya no una planilla de Excel sino un diseño de procesos informáticos y una interfaz pensada especialmente para la gestión de puntos de ventas, actualizada en tiempo real, utilizada desde dispositivos móviles a medida que cada representante desarrolla la actividad de su jornada laboral en el punto de venta que visita. 

Del lado de la coordinación, ya no más llamadas telefónicas, con su desorden intrínseco, sino una supervisión directa y discreta que aporta garantías, ahorra tiempo y disminuye la complejidad de los procesos administrativos ligados a la operativa de campo.

Se vio una mejora de la calidad de la información recabada en los informes: tanto el proceso de registro es más completo, como la versatilidad de la información lograda es más amplia. Esto mejora la toma de decisiones gerenciales. 

La información relativa a los pedidos de las farmacias, los inventarios, la disponibilidad de productos y su ubicación (ya sea en exhibición o en depósito) se obtiene sin errores y en tiempo real. 

Desde Axon Pharma, se dieron ciertas constataciones clave que permiten medir el alcance del éxito logrado gracias a la implementación de GDW-Trade, especialmente:

  • La jornada laboral de los representantes dio un cambio sustancial en su carga horaria: pasó de ser de lunes a sábado a ser de lunes a viernes. Es decir, hubo una reducción de una jornada laboral por semana debido a un aumento muy significativo de la productividad de cada representante.
  • La optimización de la tarea de supervisión le permitió a un solo coordinador encargarse de toda la operativa nacional.
  • También se redujeron los tiempos administrativos ligados a la generación de informes. Gracias a la capacidad de obtención y manejo de datos de la herramienta de GDW-Trade, cada informe pasó de necesitar 2 días de trabajo a necesitar ½ día. 
  • Gracias al control sobre las existencias y el estado del material POP que brinda Axon Pharma, se logró disminuir su volumen de compra, bajando el costo de cada operación promocional. Antes se adquirían materiales POP para casi 10 mil puntos de venta. 
  • En síntesis, el aumento de productividad logrado está en más de 20%. 

Deja una respuesta