Cómo un software de gestión puede optimizar el trabajo del equipo de ventas y el seguimiento en tiempo real: el caso de Coomeva

Cómo un software de gestión puede optimizar el trabajo del equipo de ventas y el seguimiento en tiempo real: el caso de Coomeva

Coomeva Cooperativa fue fundada en 1964 en Cali, Colombia, por un grupo de 27 médicos. La cooperativa, que en su primer año contó con 400 asociados, hoy nuclea a unos 275 mil asociados y sus familias; la Cooperativa Coomeva es la razón de ser y brinda unidad al Grupo Empresarial Coomeva que está presente en 1050 municipios de Colombia. 

Inicialmente, la Cooperativa prestaba servicios de ahorro y crédito a los médicos del Valle del Cauca. Hoy, Coomeva asocia a profesionales y técnicos de todas las disciplinas, y a sus familias, quienes se benefician de las 16 empresas que la Cooperativa ha ido constituyendo en el sector financiero, de la salud, del aseguramiento y recreativo.

Coomeva ofrece más de 140 productos y servicios con el objetivo de mejorar la calidad de vida del asociado a lo largo de su ciclo de vida e impulsa el carácter emprendedor de los asociados mediante el financiamiento, capacitación y creación de empresas. 

Ha ganado varios premios que destacan la calidad de su gestión organizacional. En 2016, obtuvo el galardón Oro del Premio Iberoamericano de la Calidad, en la categoría Empresa Privada, y en 2011, el Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión otorgado por la Presidencia de la República.

Coomeva cuenta con un equipo de ejecutivos comerciales que se encarga de vender y comunicar los distintos beneficios con los que pueden contar los asociados, ya sea servicios financieros, de salud, de aseguramiento, de desarrollo empresarial o de turismo, así como de generar nuevos asociados. 

El desafío más apremiante: mejorar la plataforma del equipo de ventas

Coomeva se encontraba con la necesidad de mejorar la plataforma de gestión del equipo de ventas, ya que veía la oportunidad de generar un mejor seguimiento de su fuerza comercial y de sus actividades comerciales de campo. Estas actividades se desarrollaban en el cumplimiento del ciclo comercial de vinculación y retención de asociados, desde contacto telefónico a citas y visitas. 

Previo a la implementación de GDW Sales, Coomeva contaba con una plataforma que no les permitía el seguimiento en tiempo real de las actividades de sus ejecutivos, lo que generaba ineficiencias en la gestión de su agenda y procesos manuales que veían obsoletos ante la posibilidad de una gestión más centralizada. 

A su vez, veían con interés la posibilidad de obtener estadísticas valiosas acerca del rendimiento de su fuerza de ventas para una mejor evaluación de su desempeño en campo; una plataforma de gestión digital como la de GDW Sales genera estas estadísticas que mejoran la toma de decisiones gerenciales.

La solución: una visión consolidada de la operación comercial en campo de Coomeva

GDW Sales permitió obtener una visión consolidada, en tiempo real, de las operaciones en campo del equipo comercial de Coomeva así como sistematizar la información en línea y generar las estadísticas necesarias para un mejor control y conocimiento del rendimiento y las oportunidades logradas por el equipo de ventas. 

Esto les permitió evaluar mejor la satisfacción del cliente en las operaciones comerciales de campo, conocer y optimizar la capacidad de los recursos humanos para lograr nuevos asociados y profundizar en la vinculación de estos asociados con la oferta comercial de Coomeva. 

Gracias a esta visión digital del proceso de ventas, el contacto y agendamiento de los clientes logró ser mejor documentado y auditado, con una eficiencia mejorada. Esto optimizó la capacidad para gestionar los procesos del ciclo comercial, tanto los procesos de contacto, registro, como de desplazamiento de campo, lo que permitió garantizar su cumplimiento en las actividades de los ejecutivos.

Los beneficios logrados en Coomeva

La herramienta de gestión de GDW Sales permitió optimizar el manejo del tiempo en el proceso de ventas y generar mayor eficiencia en el seguimiento de clientes. Gracias a la digitalización y por medio de la implementación de procesos digitales de registro, se genera menos omisión de información. 

Se logró ahorrar tiempos en el proceso de vinculación con el afiliado por medio de una mejor planificación de la agenda de visitas de los ejecutivos. También se obtuvo una disminución de los desplazamientos producto de la eficiencia conseguida: el tiempo dedicado al desplazamiento de la fuerza comercial se redujo hasta un 20%. 

Contar con una herramienta centralizada le permitió a Coomeva aumentar la cantidad de visitas de campo. Gracias al registro digital, se consiguió un seguimiento consolidado de las operaciones de ventas de campo y así garantizar el cumplimiento del ciclo comercial. 

A su vez, la información proporcionada por la herramienta hizo a un mejor conocimiento y profundizamiento de las zonas de influencia generadas por su equipo comercial de campo. GDW Sales les permitió obtener indicadores estadísticos que mejoraron su capacidad de análisis gracias al relevamiento sistemático de la información generada en campo. Esto permite un mayor conocimiento del rendimiento de la fuerza comercial de campo, y en última instancia, genera una visión clara de las oportunidades comerciales a aprovechar y mejora la capacidad para tomar decisiones.

En la globalidad del proceso comercial de campo, se logró un aumento de la productividad y un mayor retorno de la inversión en las actividades del equipo de ventas, gracias a la consolidación de procesos de gestión de recursos que son la base para un mejoramiento continuo. 

En resumen:

  • Una herramienta que centraliza el registro de las operaciones de campo y permite controlar el cumplimiento del proceso de venta y de retención del cliente.
  • Una capacidad mejorada para gestionar la agenda de visitas de campo, consiguiendo mayor eficiencia en los desplazamientos, y logrando mayor cantidad de visitas.
  • Gracias a la digitalización de procesos, la obtención de estadísticas valiosas para una mejor evaluación y análisis de los procesos comerciales de campo. 
  • Aumento de la productividad, producto de la optimización de los procesos operativos y de recursos. 

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