Cómo pasar de los erráticos registros en papel a la trazabilidad y el aumento de la productividad : El caso de la división de transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo

Cómo pasar de los erráticos registros en papel a la trazabilidad y el aumento de la productividad : El caso de la división de transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo

GDW Inspections es un software de gestión de inspección y auditorías que permite, a través de la inteligencia artificial, llevar a cabo la gestión de trabajadores en campo en el marco de organizaciones gubernamentales.

Se trata de una plataforma web que se vincula con dispositivos móviles y que entiende los procesos de cada departamento, secretaría o institución para después ejecutarlos en campo. Se diseñan, ejecutan y controlan estos procesos en campo, se releva esa información en tiempo real y se la consolida en los KPIs claves de cada una de las organizaciones. La plataforma es horizontal con aplicaciones verticales y se sustenta en tecnología de georreferenciación o geogestión, analítica de datos e inteligencia artificial para hacer modelos predictivos con datos históricos.

Los beneficios de GDW Inspections: aumento de productividad, automatización de procesos y anticipación al futuro

Uno de los beneficios principales de GDW Inspections está vinculado al aumento de la productividad, ya que permite recopilar datos en campo de manera digital, descentralizada y en tiempo real.

Además, GDW Inspections automatiza los procesos, lo cual optimiza los flujos de trabajo en campo. La solución diseñada por GDW se adapta a todas las necesidades de su organización, y esto lo logra integrándose con los principales softwares de gestión usados a nivel mundial así como las herramientas propias de su empresa. 

Al tener un módulo de gamificación, el cual califica los comportamientos deseables de los equipos técnicos, GDW Inspections los motiva y compromete con los valores y los objetivos de su organización. 

La inteligencia artificial permite predecir el comportamiento de la demanda, estimando el tipo de trabajo del personal en campo así como las habilidades que serán requeridas para satisfacer dichas necesidades.

Finalmente, GDW Inspections es una herramienta cuya calidad está garantizada. 

Caso de éxito: la división transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo

La responsabilidad de la división transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo es gestionar el transporte tanto colectivo como individual y le corresponde regular, reglamentar  controlar y planificar lo concerniente al transporte colectivo de pasajeros, los taxis, los remises, las ambulancias y los estudiantes escolares.

Antes de GoDoWorks: registros en papel, errores, pérdida de tiempo.

Antes de GoDoWorks, la división trabajaba con papel y en base a actas en las cuales se realizaban las inspecciones en la vía pública y en las terminales de ómnibus y, al finalizar, los inspectores debían volver a las oficinas y transcribirlas a los programas informáticos para poder tener la información organizada.

Al mismo tiempo, esas planillas debían ser escaneadas y debían ser enviadas a la empresa vía correo electrónico para que la empresa viera el estado del coche y pudiera tomar acción al respecto.

Este modo de trabajo conllevaba grandes dificultades. Las principales eran encontrar la documentación asociada con cada inspección, es decir, la trazabilidad de esa inspección, y en el caso de repetición de la inspección, para el apercibimiento, no tenían documentación. Por ejemplo, algunos trabajadores cuentan que debían tener muchos formularios acopiados en blanco, y que tenían que tener mucho cuidado de no quedarse sin suficientes formularios. También podía suceder que los inspectores no contaran con el historial de un coche mientras llevaban a cabo una inspección, es decir, no tenían inspecciones anteriores por lo cual no podían comparar el estado del coche, si este había mejorado o empeorado.

Las consecuencias de trabajar con papel y sin una herramienta digital que optimiza los procesos de información eran trabajar el doble así como una la falta de trazabilidad que afectaba la productividad del trabajo. Antes de usar GDW Inspections, los inspectores no llevaban un control exacto de los coches que inspeccionaban, por lo cual muchas veces podían inspeccionar el mismo coche dos veces por error.

También es importante mencionar la pérdida de tiempo que implicaba hacer la transcripción de los datos al sistema para que éste estableciera las estadísticas. Para muchos inspectores, ese tiempo en la oficina es tiempo que podrían pasar en la calle, es decir, en campo, inspeccionando coches.

A modo de resumen, las dificultades más grandes a las cuales se enfrentaba la división de transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo tenía que ver con centralizar la información que se recolectaba de las diferentes áreas para que eso luego sea transformado en un monitoreo para que las autoridades lo usaran para tomar decisiones.

Después de GDW Inspections: dispositivo móvil, trazabilidad, conectividad

El objetivo de incorporar GDW Inspections en el marco del trabajo llevado a cabo por la división Transporte de la Intendencia Municipal de Montevideo fue el de incorporar tecnologías para sistematizar y poder brindar un mejor servicio a la población.

Actualmente la división usa un dispositivo móvil que le permite hacer la inspección más rápidamente y con la ventaja de brindar la información en tiempo real, tanto para la intendencia como para los operadores de transporte. La solución de GDW Inspections también le permite a los inspectores ver el histórico de cada coche, lo cual les permite ver si se ha mejorado o empeorado su situación. Además, al manejarse con dispositivos móviles, pueden tomar fotografías de los daños. Gracias a la geogestión que brinda la inteligencia artificial, ahora los inspectores pueden relevar roturas, rayones, faroles o parabrisas rotos, así como el estado de la limpieza del coche ya sea en sus accesos, sus asientos, o el techo. Dichas fotografías son enviadas directamente a las empresas para que éstas puedan saber dónde enfocar su trabajo.

Es importante notar que la solución de GDW le ha permitido a los inspectores mejorar el tiempo de inspección.

Un software de gobierno debe ser seguro en cuanto al tratamiento de la información, algo que está totalmente contemplado por GDW Inspections. Además, otra cosa que GDW Inspections tiene muy en cuenta es que una solución de estas características debe ser sostenible a lo largo del tiempo, para asegurarle a la administración y a quienes brindan servicios, que en el transcurso del tiempo se pueda mantener la calidad del servicio. 

Finalmente, el uso de la herramienta de GoDoWorks en la Intendencia Municipal de Montevideo se está expandiendo a otras áreas y servicios, prueba de que la experiencia ha sido un éxito rotundo.

Deja una respuesta