El registro de lo que pasa en el PdV es uno de los desafíos de los trade marketers y la herramienta para lograrlo de forma ideal es la geogestión. La geogestión no solo sistematiza los procesos de registro, que pasan a ser 100% digitales, sino que también mejora la viabilización de esta información, para supervisores, agentes comerciales, estratégicos o gerentes de marca.

Equipados de cualquier dispositivo con conectividad y unidos a través de un software de gestión de operaciones en campo como GoDoWorks, resulta más sencillo que el marketer registre en campo, de forma multimedia, la actividad relativa a precios o a cualquier aspecto de los acuerdos comerciales negociados. Se obtienen, de esta manera, registros gráficos de nuestra propia visibilidad o de la visibilidad de los productos de la competencia. Un software de geogestión genera una conexión directa y constante entre los marketers en campo y quienes supervisan su actividad, equipando a los primeros con sencillas pero potentes herramientas de registro y a los últimos, con la información y el monitoreo que necesitan.

A nivel gerencial y estratégico, obtenemos información actualizada y consolidada de todas las operaciones que nos permite ponderar la efectividad de cada acuerdo y su cuota de cumplimiento. Esta información nos equipa para negociar mejores tratos en el futuro o identificar errores o faltas específicas que nos sirvan como respaldo para estas negociaciones.
Las herramientas de geogestión son el futuro de las operaciones en campo: permiten aumentar la eficiencia de los equipos que desplegamos y los procesos de registro, coordinación y monitoreo de la actividad. Este aumento de productividad y eficiencia llega a ser del 30 %. GDW Trade es la herramienta de GoDoWorks especializada para trade marketing que permite identificar y corregir las causas por las que un punto de venta aún no está en condiciones ideales, es decir, con los precios tal como los negociamos, honrando cada acuerdo y promoción establecido, y con la plena disponibilidad de nuestros productos.

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Contacto Solutions opera sobre la base de la confidencialidad y la integridad, por lo que la confianza que depositan en ellos sus clientes es base, así como la gestión que la propia empresa hace de sus recursos humanos. Su misión es contar tanto con personal idóneo como con el adecuado respaldo tecnológico. 

Como parte de sus servicios integrales de BPO (business process outsourcing), realizan gestiones de cobranzas en campo: se manejan visitas a clientes que incumplen acuerdos telefónicos, clientes que no consiguen localizar telefónicamente o aquellos clientes que tienen dudas acerca de procesos de pago. 

El desafío: mejorar las herramientas de gestión en campo y eliminar los registros en papel

Previo a la solución brindada por GDW Sales, Contacto Solutions manejaba una herramienta satelital para su operación de campo de gestión de cobranzas, pero no poseía una herramienta centralizada ya que la gestión de su equipo se realizaba por medio de Whatsapp. Esto generaba redundancias y reprocesos entre distintos actores, falta de sistematización y mayor posibilidad de desorden en la comunicación interna del equipo. 

Además, algunas de las operaciones de campo utilizaban y generaban planillas físicas, en papel, que luego debían ser trasladadas a la central de operaciones, lo que sumaba tiempos y costos operativos de procesamiento. Contacto Solutions vio la necesidad de digitalizar estos procesos. GDW Sales les permitió una solución que además les permitía gestionar, localizar y coordinar a su equipo de campo, generando la necesaria centralización de plataformas.  

La solución: menores costos operativos y un aumento de la eficiencia gracias a GDW Sales

Gracias a GDW Sales, la gestión de cobros en campo de Contacto Solutions vio aumentada su eficiencia operativa ya que gracias a una única herramienta digital lograban mantener coordinado y ubicado al equipo de campo, lo que permitía optimizar procesos, ahorrar tiempo y brindar confiabilidad al proceso de supervisión.

Tanto los visitadores como los supervisores optimizaron sus tiempos de trabajo ya que GDW Sales también permitió digitalizar los procesos en papel y ahorrar en papelería. 

Los beneficios logrados en Contacto Solutions

La herramienta de gestión de equipos en campo de GDW Sales permitió unificar, en una sola plataforma, tanto el rastreo satelital como la comunicación entre las diferentes áreas del equipo. Esto da facilidades para auditar el desempeño de los operarios y de distintos procesos llevados a cabo, y permite optimizar la elección de rutas en campo, gracias a la capacidad de la herramienta digital de ofrecer guías optimizadas sobre el tránsito y la ciudad, conocido como ruteo óptimo. La reprogramación de la jornada de un operario, si surgieran modificaciones en la agenda, se da con mayor facilidad.

La digitalización de los procesos antes en papel y la eliminación de planillas físicas permite ahorrar tiempo administrativo y simplificar procesos, ahorrar en insumos ligados al papel y evitar los costos de su almacenamiento. Además, la información obtenida es más confiable, con menos omisiones, no admite extravíos, y esto está ligado a un notorio aumento de la productividad.

Finalmente, en el trato con la empresa que es cliente de Contacto Solutions, GDW Sales permite mejorar la capacidad de generar informes y de brindar información y tranquilidad acerca de la gestión de campo realizada, aportando certezas en el seguimiento de procesos de campo y generando en la propia herramienta, de forma sistemática y automática, el relevamiento e informe acerca de los KPIs (key performance indicators) que son clave para evaluar el desempeño de estas operaciones. 

En resumen:

• Una plataforma unificada de coordinación y gestión de las operaciones de campo ligadas a la cobranza.
• Digitalización de procesos antes en papel: esto ahorra tiempos administrativos, baja costos y aporta confiabilidad.
• Capacidad aumentada para generar informes que son claves para mantener informado al cliente sobre las operaciones de campo que se desarrollan. 
• Facilidad para reprogramar rutas y agendas, generar seguimiento y coordinar a los operarios de campo. 
• Aumento de la productividad y aseguramiento de la calidad del servicio.

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Por lo tanto, en la actividad de coordinación de equipos de fuerza de ventas, que deben cumplir con visitas en puntos de ventas, gestionar materiales POP o auditar inventarios y mercadería en los puntos de venta que visitan, es esencial contar con herramientas que comuniquen al equipo con sus supervisores, que registren la información obtenida y la gestión lograda y la reporten sistemáticamente. Gracias a la conectividad y a la digitalización, la geogestión logra todo esto y más. 

¿Qué mejoras se obtienen gracias a la implementación de software de geogestión en el monitoreo de la fuerza de ventas?

Mejoras en el monitoreo de la jornada diaria

En primer lugar, la tarea de supervisión y coordinación del equipo de trade marketing puede ser mucho más sencilla y eficiente gracias a la tecnología: en un modelo de geogestión, el equipo se encuentra comunicado, se registran automáticamente las horas cumplidas (entrada y salida a los PDVs), las visitas realizadas, se operan con sencillez cambios y control de agenda, y el seguimiento se da con transparencia, en tiempo real y en todo momento. 

Según una cifra de Storecheck, hasta un 11% de ventas perdidas son generadas por la falta de asistencia de los operadores de campo. Un monitoreo fiel y en tiempo real ayuda a asegurar la inversión. 

Mejores herramientas, mejor gestión

La geogestión también da herramientas valiosas al equipo de trade en campo, como la optimización de rutas, que les permite cumplir mejor con las visitas al reducir los tiempos de desplazamiento. 

Otra importante herramienta es el registro fotográfico con el que el merchand consigue reportar información a sus supervisores, con exactitud y de inmediato, ya sea para registrar sus propias acciones promocionales en los puntos de venta o informar sobre las acciones de la competencia. 

Supervisión en tiempo real

Los procesos de supervisión en un esquema de geogestión son más sencillos y centralizados: gracias a una herramienta digital, obtenemos fichas técnicas completas del personal de campo, información completa sobre sus rutas, agendas y el cumplimiento de las mismas. Los supervisores obtienen una visión geográfica, en tiempo real, de las zonas en que se mueve cada equipo de trabajo especializado (por ejemplo, promotores, auditores, pre ventistas, etc.) así como la posibilidad de chatear o enviarles mensajería instantánea ante cualquier eventualidad.

Monitoreo de bienes

Las mejoras de monitoreo que puede operar una herramienta digital también pasan por el control de bienes, de material promocional o de inventario que, centralizados digitalmente, dan garantías y trazabilidad. La implementación de este control refuerza, además, el sentido de responsabilidad del equipo de trade en campo. 

Mejorar el monitoreo gracias al análisis de información: KPIs consolidados

Con toda esta información, la herramienta de geogestión no pierde tiempo y la procesa automáticamente, logrando así informar a mandos medios y gerenciales sobre lo que sucede en cada punto de venta, los desafíos encontrados o las fortalezas y logros de la gestión llevada a cabo. 

Se obtiene así el seguimiento en tiempo real de la disponibilidad, los precios y la participación en los puntos de venta. Esto es una herramienta poderosa que facilita la toma de decisiones estratégicas, y que permite dar transparencia y garantías al propio equipo de ventas que, al ver su gestión correctamente reflejada en datos, se sentirá más motivada y proactiva para futuros logros. 

Los logros: optimización y productividad

Estas mejoras, ya sea en la comunicación interna del equipo de trade o en el enriquecimiento de su acción por medio de la información, se traducen en ahorros y mejoras productivas. 

Las mejoras en desplazamiento se traducen en ahorros de tiempo, una comunicación fluida colabora a un mejor cumplimiento, a una sinergia mejorada y a un mayor nivel de motivación en el equipo. De la misma manera, herramientas que facilitan la labor de campo generan entusiasmo, productividad y proactividad en las gestiones. 

Desde GoDoWorks, nos abocamos a crear herramientas digitales de geogestión específicas para cada necesidad operativa. Nuestro conocimiento y experiencia en diseño de herramientas de gestión para trade marketing nos ha permitido atestiguar los logros de eficiencia y productividad que se obtienen cuando mejora y se vuelve más sencilla y completa la gestión de la fuerza de ventas.  

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Coomeva Cooperativa fue fundada en 1964 en Cali, Colombia, por un grupo de 27 médicos. La cooperativa, que en su primer año contó con 400 asociados, hoy nuclea a unos 275 mil asociados y sus familias; la Cooperativa Coomeva es la razón de ser y brinda unidad al Grupo Empresarial Coomeva que está presente en 1050 municipios de Colombia. 

Inicialmente, la Cooperativa prestaba servicios de ahorro y crédito a los médicos del Valle del Cauca. Hoy, Coomeva asocia a profesionales y técnicos de todas las disciplinas, y a sus familias, quienes se benefician de las 16 empresas que la Cooperativa ha ido constituyendo en el sector financiero, de la salud, del aseguramiento y recreativo.

Coomeva ofrece más de 140 productos y servicios con el objetivo de mejorar la calidad de vida del asociado a lo largo de su ciclo de vida e impulsa el carácter emprendedor de los asociados mediante el financiamiento, capacitación y creación de empresas. 

Ha ganado varios premios que destacan la calidad de su gestión organizacional. En 2016, obtuvo el galardón Oro del Premio Iberoamericano de la Calidad, en la categoría Empresa Privada, y en 2011, el Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión otorgado por la Presidencia de la República.

Coomeva cuenta con un equipo de ejecutivos comerciales que se encarga de vender y comunicar los distintos beneficios con los que pueden contar los asociados, ya sea servicios financieros, de salud, de aseguramiento, de desarrollo empresarial o de turismo, así como de generar nuevos asociados. 

El desafío más apremiante: mejorar la plataforma del equipo de ventas

Coomeva se encontraba con la necesidad de mejorar la plataforma de gestión del equipo de ventas, ya que veía la oportunidad de generar un mejor seguimiento de su fuerza comercial y de sus actividades comerciales de campo. Estas actividades se desarrollaban en el cumplimiento del ciclo comercial de vinculación y retención de asociados, desde contacto telefónico a citas y visitas. 

Previo a la implementación de GDW Sales, Coomeva contaba con una plataforma que no les permitía el seguimiento en tiempo real de las actividades de sus ejecutivos, lo que generaba ineficiencias en la gestión de su agenda y procesos manuales que veían obsoletos ante la posibilidad de una gestión más centralizada. 

A su vez, veían con interés la posibilidad de obtener estadísticas valiosas acerca del rendimiento de su fuerza de ventas para una mejor evaluación de su desempeño en campo; una plataforma de gestión digital como la de GDW Sales genera estas estadísticas que mejoran la toma de decisiones gerenciales.

La solución: una visión consolidada de la operación comercial en campo de Coomeva

GDW Sales permitió obtener una visión consolidada, en tiempo real, de las operaciones en campo del equipo comercial de Coomeva así como sistematizar la información en línea y generar las estadísticas necesarias para un mejor control y conocimiento del rendimiento y las oportunidades logradas por el equipo de ventas. 

Esto les permitió evaluar mejor la satisfacción del cliente en las operaciones comerciales de campo, conocer y optimizar la capacidad de los recursos humanos para lograr nuevos asociados y profundizar en la vinculación de estos asociados con la oferta comercial de Coomeva. 

Gracias a esta visión digital del proceso de ventas, el contacto y agendamiento de los clientes logró ser mejor documentado y auditado, con una eficiencia mejorada. Esto optimizó la capacidad para gestionar los procesos del ciclo comercial, tanto los procesos de contacto, registro, como de desplazamiento de campo, lo que permitió garantizar su cumplimiento en las actividades de los ejecutivos.

Los beneficios logrados en Coomeva

La herramienta de gestión de GDW Sales permitió optimizar el manejo del tiempo en el proceso de ventas y generar mayor eficiencia en el seguimiento de clientes. Gracias a la digitalización y por medio de la implementación de procesos digitales de registro, se genera menos omisión de información. 

Se logró ahorrar tiempos en el proceso de vinculación con el afiliado por medio de una mejor planificación de la agenda de visitas de los ejecutivos. También se obtuvo una disminución de los desplazamientos producto de la eficiencia conseguida: el tiempo dedicado al desplazamiento de la fuerza comercial se redujo hasta un 20%. 

Contar con una herramienta centralizada le permitió a Coomeva aumentar la cantidad de visitas de campo. Gracias al registro digital, se consiguió un seguimiento consolidado de las operaciones de ventas de campo y así garantizar el cumplimiento del ciclo comercial. 

A su vez, la información proporcionada por la herramienta hizo a un mejor conocimiento y profundizamiento de las zonas de influencia generadas por su equipo comercial de campo. GDW Sales les permitió obtener indicadores estadísticos que mejoraron su capacidad de análisis gracias al relevamiento sistemático de la información generada en campo. Esto permite un mayor conocimiento del rendimiento de la fuerza comercial de campo, y en última instancia, genera una visión clara de las oportunidades comerciales a aprovechar y mejora la capacidad para tomar decisiones.

En la globalidad del proceso comercial de campo, se logró un aumento de la productividad y un mayor retorno de la inversión en las actividades del equipo de ventas, gracias a la consolidación de procesos de gestión de recursos que son la base para un mejoramiento continuo. 

En resumen:

• Una herramienta que centraliza el registro de las operaciones de campo y permite controlar el cumplimiento del proceso de venta y de retención del cliente.
• Una capacidad mejorada para gestionar la agenda de visitas de campo, consiguiendo mayor eficiencia en los desplazamientos, y logrando mayor cantidad de visitas.
• Gracias a la digitalización de procesos, la obtención de estadísticas valiosas para una mejor evaluación y análisis de los procesos comerciales de campo. 
• Aumento de la productividad, producto de la optimización de los procesos operativos y de recursos. 

La entrada Cómo un software de gestión puede optimizar el trabajo del equipo de ventas y el seguimiento en tiempo real: el caso de Coomeva se publicó primero en GoDoWorks.