Cómo administrar a un equipo en campo usando data en tiempo real

Cómo administrar a un equipo en campo usando data en tiempo real

El despliegue de una operación de campo es la tarea cotidiana de mantener unido, organizado y comunicado a un grupo de técnicos que debe recibir órdenes e información a medida que la agenda de su día se modifica o que surgen nuevas situaciones a las que hay que responder ad hoc, generando cambios en las rutinas previstas o revisiones de acuerdo a nuevas prioridades y ponderaciones. 

Como el devenir de la jornada laboral de un operario de campo puede tomar rumbos diferentes sobre la marcha, la posibilidad de mantener una comunicación fluida entre operarios y centro de operaciones se torna invaluable. El volumen de datos aumenta cuando este equipo a su vez debe mantener el control sobre un inventario, despachar órdenes o registrar información en el sitio de la visita, generando un flujo adicional de datos.

Gracias a la digitalización y a la conectividad que son base para los software de geogestión como los de GoDoWorks, la supervisión y la coordinación de estos operarios es más directa y sencilla y puede ser llevada a cabo por un número reducido de empleados, lo que la vuelve menos costosa. Procesos que anteriormente se llevaban a cabo por medio de herramientas no especializadas como hojas de cálculo, planillas o llamadas teléfonicas, hoy pueden ser remplazados por el dispositivo móvil del operario conectado y equipado con un software como el de GDW.

El proceso administrativo se acelera y la facultad para la toma de decisiones se amplía gracias a un conocimiento claro de lo que sucede realmente en la cotidianidad de la operación de campo. También, la inteligencia artificial del software permite prever tendencias a largo plazo en la demanda, ayudando a prevenir posibles sobrecargas en el servicio. Adicionalmente, la información se registra sin redundancias administrativas o de procesamiento, de forma centralizada y logrando una capacidad optimizada en el reporte de datos.

El beneficio también se da directamente en la facilidad que tiene el técnico para realizar su tarea cuando cuenta con información detallada y en tiempo real sobre el cliente, con acceso a bases de datos que pueda consultar, o al inventario que dispone, a varios kilómetros de distancia, en el centro de operaciones de la empresa. 

Los software de geogestión recaban una cantidad a veces abrumadora de información que procesan en torno a indicadores consolidados, KPIs o key performance indicators, relativos al rendimiento y productividad de nuestra operación de campo. El equipo, tanto el personal de campo como aquellos que lo organizan y gestionan, mejoran su desempeño y ahorran tiempo al trabajar sobre esta única herramienta y al apoyarse en la claridad y contundencia de su información. 

¿Qué información recibiremos gracias a un software de geogestión?

Desde el tiempo promedio de la visita de un técnico al tiempo específico de cada visita, su ruta, la hora de conexión y conexión de nuestros técnicos al sistema; cada dato obtiene su lugar en el exhaustivo registro en tiempo real de la herramienta y en sus reportes periódicos. 

El aumento de productividad esperado puede llegar a ser de un 30% y beneficia especialmente a las operaciones de campo que, por su dinámica, precisan agilidad. 

Algunas métricas que se compilan a partir de esta información son, entre otras, el tiempo-al-sitio (cuánto demora en llegar el técnico al lugar), la cantidad de trabajos diarios por técnico (entregas, visitas, de acuerdo a la definición técnica de cada labor) o la resolutividad de la primer visita de un técnico (qué tan efectivo es el técnico en su primer visita, si logra resolver el problema por completo). Los datos en tiempo real también pueden, del lado del cliente, permitir que este siga el estado de una tarea a través de un sitio web o una aplicación, lo que disminuye el volumen de consultas telefónicas que debe responder la empresa. 

La integración de la supervisión con datos en tiempo real

Con este flujo de datos constante, que muchas veces incorpora feedback en tiempo real de técnicos y clientes, que recepciona continuamente nuevas órdenes de trabajo u órdenes de reagendamiento, no solo estamos mejor equipados para la toma de decisiones sino que obtenemos una visión más transparente de la realidad del servicio prestado, y así trazar mejores objetivos.

La supervisión actuará de forma balanceada entre la urgencia de la cotidianidad y los objetivos a largo plazo, ponderando en cada caso los elementos disruptores y en ambas situaciones, ya sea a través de reportes periódicos completos y pertinentes como de los datos en tiempo real, estaremos equipados con una visión clara e informada de la realidad de nuestra operación de campo.

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