A Axon Pharma é uma das empresas farmacêuticas de mais rápido crescimento no mercado latino-americano. A sua forte presença no nosso continente é ancorada pela sua sede em Santiago do Chile e pelas suas filiais na Colômbia, no Peru e na Venezuela. O seu desenvolvimento centra-se no sucesso de produtos inovadores nos segmentos OTC, ou seja, medicamentos de venda livre (OTC) , e medicamentos para o segmento CNS (sistema nervoso central). 

A presença da Axon Pharma na América Latina assegurou uma plataforma comercial para as empresas farmacêuticas estrangeiras que, em parceria, levam os seus produtos aos mercados da região. São marcas farmacêuticas de renome como Biocodex, Novartis, Alimentary Health, Bifodan, TannerMedico, AOP Orphan, Invent Farma, que a Axon Pharma reúne em produtos relacionados com as áreas de pediatria, gastroenterologia, área cardiometabólica, probióticos, saúde do sono e sistema nervoso central. O seu portefólio, muito procurado, está em constante expansão. 

A operação de campo em que a ferramenta digital GoDoWorks foi implementada consiste em visitas diárias a 16 pontos de venda por representantes de farmácias, ou seja, gestão do ponto de venda. 

O desafio: a ferramenta utilizada até então já não era adequada aos objectivos e necessidades actuais.

Nestes 16 estabelecimentos, os delegados de farmácia dedicam-se à tarefa de apresentar e vender os produtos do catálogo Axon Pharma, formar o pessoal da farmácia, prestar informações, fazer inventários e efetuar operações de rotação de produtos ou de visibilidade nos locais, gôndolas ou espaços promocionais atribuídos.

Antes da solução GDW-Trade, o registo da atividade dos representantes era feito em folhas de cálculo Excel, o que gerava atrasos, dificuldades na recolha das informações, a necessidade constante de novos desenhos de folhas de cálculo que, mesmo assim, geravam redundâncias e duplicação de processos na gestão dos dados. Ao mesmo tempo, os representantes tinham de dispor de tempo adicional todos os dias para organizar e enviar o formulário Excel. Por outro lado, a coordenação era feita através de chamadas telefónicas constantes para supervisionar a presença dos representantes no ponto de venda designado. 

A solução: GDW Trade

A solução da GoDoWorks foi a implementação de um serviço GDW-Trade, ou seja, um software de gestão de equipamentos de ponto de venda que, especificamente concebido em torno da atividade dos vendedores, merchandisers, promotores ou retalhistas, permite a gestão integral do POS (point-of-sale), ou seja, gerir a disponibilidade dos produtos, pesquisas de preços, share/facing no linear, tanto dos expositores próprios como dos concorrentes. Uma ferramenta de software digital como esta permite documentar a realidade, sendo por isso de vital importância na auditoria dos acordos comerciais com cadeias, lojas e marcas, permitindo à supervisão e à direção tomar medidas imediatas com base no conhecimento. 

Através da implementação do GoDoWorks, cada representante pode registar em tempo real a sua ação na farmácia que visita, relatar as acções a realizar, documentar o estado das prateleiras ou do expositor tal como o viu. As suas acções são registadas e a informação é processada centralmente, acelerando e simplificando o processo de registo. Além disso, a sua localização é identificada por GPS, o que dá maiores garantias a todos os intervenientes. O representante obtém, in situ, informações essenciais sobre o ponto de venda onde se encontra, sobre o catálogo e a disponibilidade dos produtos na Axon Pharma, bem como a assistência direta de um coordenador, se necessário.  

Isto resulta numa maior riqueza de informações sobre as operações diárias de cada representante da Axon Pharma, ou seja, relatórios melhores e mais completos sobre a ação comercial e a possibilidade de tomar melhores decisões de gestão graças a um horizonte de dados alargado. 

A ferramenta da GDW-Trade centra-se na localização e análise de indicadores-chave de desempenho de vendas (KPI) que dão uma imagem mais clara e precisa da operação de vendas, das suas realizações e objectivos, e permite avaliar a conformidade da empresa tanto com os representantes da Axon Pharma como com as farmácias visitadas. Isto proporciona uma maior transparência e garantias no cumprimento dos acordos comerciais entre estas partes. 

Além disso, foi implementado o rastreio de materiais promocionais nos pontos de venda, ou seja, através da mesma ferramenta digital, foi decidido manter um registo e controlo do material POP, a fim de verificar o ponto de venda onde se encontra e o seu bom estado.

Os benefícios alcançados

Esta soma de factores tem um impacto direto na produtividade diária de cada interveniente, tanto dos comerciantes como dos supervisores, bem como na possibilidade de tomar decisões de gestão, reduzir os custos e melhorar a utilização dos recursos.

Concretamente, os processos foram automatizados: já não se trata de uma folha de cálculo Excel, mas de uma conceção de processos informáticos e de uma interface especificamente concebida para a gestão dos pontos de venda, actualizada em tempo real, utilizada a partir de dispositivos móveis, à medida que cada representante realiza a atividade do seu dia de trabalho no ponto de venda que visita. 

Do lado da coordenação, não há mais telefonemas, com a sua desordem intrínseca, mas uma supervisão direta e discreta que dá garantias, poupa tempo e reduz a complexidade dos processos administrativos ligados às operações no terreno.

Verificou-se uma melhoria da qualidade da informação recolhida nos relatórios: tanto o processo de registo é mais completo como a versatilidade da informação obtida é mais ampla. Isto melhora a tomada de decisões de gestão. 

As informações sobre as encomendas, as existências, a disponibilidade e a localização dos produtos (em exposição ou em stock) das farmácias são obtidas sem erros e em tempo real. 

A Axon Pharma apresentou algumas conclusões importantes para avaliar a extensão do sucesso alcançado através da implementação da GDW-Trade, em particular:

• O horário de trabalho dos representantes mudou substancialmente de segunda a sábado para segunda a sexta-feira. Por outras palavras, houve uma redução de um dia de trabalho por semana devido a um aumento muito significativo da produtividade de cada representante.
• A otimização da tarefa de acompanhamento permitiu que um único coordenador fosse responsável por toda a operação nacional.
• O tempo administrativo relacionado com a elaboração de relatórios também foi reduzido. Graças às capacidades de recolha e tratamento de dados da ferramenta GDW-Trade, cada relatório passou de 2 dias de trabalho para ½ dia. 
• Graças ao controlo do stock e do estado do material POP fornecido pela Axon Pharma, foi possível reduzir o volume de compras, diminuindo o custo de cada operação promocional. Anteriormente, os materiais POP eram comprados para quase 10.000 pontos de venda. 
• Em resumo, o aumento de produtividade alcançado é superior a 20%.