La gestión tradicional, atada al papel y a procesos administrativos redundantes, no sistematizados ni centralizados, enlentece y frena el flujo de trabajo y de información que la geogestión dinamiza. La geogestión empodera a cada actor del proceso operativo y fortalece su interrelación. 

¿Qué mejoras son estas y cómo lo logra? Gracias a herramientas digitales de geogestión como las que diseñamos en GoDoWorks para potenciar la productividad de las empresas, tanto los operadores de campo, sus supervisores, los proveedores, los clientes finales y los mandos gerenciales obtienen mayor información, mejores procesos, y mayor capacidad de acción.

1. La geogestión facilita la labor del operador de campo

Tanto por medio de las facilidades que le brinda un formulario digital para registrar las gestiones en el lugar de trabajo, o gracias a la posibilidad de tomar una fotografía y subirla a la herramienta digital para atestiguar la gestión lograda, el operador de campo obtiene jornadas laborales con menos complicaciones administrativas y mayor productividad. 

Las herramientas de geogestión como las de GoDoWorks también le permiten sortear mejor las rutas para disminuir el tiempo dedicado a los desplazamientos en campo (y le ahorran la toma de decisiones al respecto de qué ruta tomar).

2. La geogestión facilita la tarea de coordinación y supervisión 

Incluso empresas con grandes capacidades de planificación de recursos empresariales, siguen aún hoy utilizando Whatsapp para contactarse con sus operadores de campo o con sus clientes. Utilizar plataformas de mensajería instantánea que no centralizan operaciones y que suman canales de contacto suele generar desorganización y dispersión en el flujo de trabajo

La clave de la geogestión es centralizar y sistematizar procesos para no agregar plataformas adicionales de comunicación, contacto y supervisión sino que todos los procesos se den en un mismo contexto. Esta unificación genera eficiencia: una vez establecidas formas y canales de contacto automáticas, gracias a la geolocalización y a los datos en tiempo real obtenidos, la labor humana puede concentrarse en otras cosas que no sean cómo registrar la información de campo o cómo establecer el contacto.

3. La geogestión integra a este flujo de trabajo centralizado a dos actores fundamentales: el proveedor y el cliente final

Si la gestión tradicional considera como normal o esperable que los procesos de facturación demoren semanas, la geogestión permite acortar drásticamente los procesos de facturación al integrarlos. Es decir, se pasa de un ciclo de semanas a lograr una facturación inmediata. 

Al integrar al proveedor, la geogestión también logra dar trazabilidad en la cadena de insumos. Esto garantiza un correcto funcionamiento de las operaciones y agrega seguridad en el proceso de despacho, en la utilización y en el control e inventario de insumos. 

El otro actor que encuentra un lugar integrado gracias a la geogestión y obtiene información que le resultará de gran interés es el cliente final. Para las empresas que desean mejorar su CRM (customer relationship management, en inglés), este es un punto a tener en cuenta. Es así que el cliente obtiene, digitalmente, información sobre gestiones solicitadas, su procesamiento, historial de gestiones, y la posibilidad de brindar su feedback. Por lo tanto, la geogestión aporta proximidad, integra y genera vías de comunicación con el cliente final. 

4. La geogestión aporta, a los mandos gerenciales, visión y claridad sobre productividad y rendimiento, en tiempo real, además de predicciones en la demanda futura de servicio

¿Cómo tomar decisiones de negocios con información parcial o a veces desactualizada? La geogestión se destaca y diferencia de las posibilidades tradicionales gracias a su capacidad para obtener información, y traducir sistemáticamente esta información en insights de negocio. La centralización lograda registra todos los aspectos relevantes del rendimiento de las operaciones. Esto hace más sencilla la visualización de aspectos a fortalecer y permite detectar y solucionar problemas de inmediato. También, la inteligencia artificial de la herramienta digital permite comprender patrones en la demanda del servicio y generar valiosas predicciones de su comportamiento a futuro.

Desde GoDoWorks, comprendemos los desafíos de la gestión tradicional. Nuestra misión es equipar a las compañías con soluciones que no solo generan eficiencia y productividad, sino que mejoran  todos los aspectos de la gestión y nos llevan al futuro. Nuestro conocimiento y experiencia en geogestión nos permite hoy asesorar sobre sus posibilidades transformadoras.

La entrada Gestión tradicional VS. Geogestión: conoce cómo mejorar la actividad, eficiencia y relacionamiento de los principales actores del proceso operativo se publicó primero en GoDoWorks.

El trabajo y sus dinámicas no escapan a esta realidad. Ya se están generando enormes cambios en las diferentes industrias que corresponden a una gran premisa; La tecnología y la conectividad hacen que el tiempo y la distancia ya no sean limitantes.

Es así como se introducen los términos de Geoproductividad y Geogestión en prácticamente todas las industrias.

¿Qué son la Geoproductividad y la Geogestión?

En pocas palabras, la Geoproductividad es la relación de valor que se genera entre colaboradores que se encuentran en diferentes puntos geográficos de manera simultánea.

La GeoGestión, por otro lado, es la evolución de la gestión tradicional hacia una gestión orientada a organizaciones líquidas, es decir, que rompen sus estructuras tradicionales y haciéndose presentes en varios puntos geográficos a través de sus colaboradores de campo. Este tipo de gestión permite el diseño, ejecución, gestión y control de procesos descentralizados de la manera más óptima. 

Para ser bien claros, a través de una buena GeoGestión estaremos mejorando nuestra GeoProductividad y viceversa, la mejor manera de aumentar nuestra geoproductividad es mejorando nuestra geogestión. Trabajar en ellas tendrá como consecuencia la optimización de recursos de nuestra actividad y en última instancia una maximización de los beneficios.

¿Cómo aumentar tu GeoProductividad a través de la GeoGestión?

Como comentamos anteriormente, el desafío de la Geoproductividad y la GeoGestión es romper las barreras de las distancias físicas y el tiempo. Esto de ninguna manera significa que los factores de tiempo y espacio no sean importantes sino que por el contrario, quizás estamos en el momento histórico en el que más se valoran aspectos dichos aspectos y cuando más hincapié tenemos que hacer en ellos.

Nuestro principal desafío es entender esos factores y lograr que no sean una barrera a la hora de aportar valor y poder brindar servicios en zonas geográficas más amplias.

Quizás más que romper la barrera del tiempo y el espacio, el principal desafío es utilizar ambos elementos a nuestro favor, rompiendo nuestros propios techos y permitiéndonos generar mayor valor.

Semejante tarea, no puede alcanzarse sin tomar acción en dos grandes líneas estratégicas;

Implementar herramientas tecnológicas y por supuesto, adquirir nuevas prácticas y conocimientos.

De esta manera es que podemos afirmar que nuestra geoproductividad y nuestra geogestión dependen de qué tanto conocimiento y herramientas tengamos a nuestra disposición.

¿Qué tecnología se utiliza para mejorar mi GeoGestión?

Los Software de Geo Gestión (SGG) son las principales herramientas tecnológicas que se utilizan para mejorar la Geoproductividad y la GeoGestión.

Sus principales características son brindar movilidad operativa a los colaboradores que les permita desarrollar sus tareas sin importar su ubicación geográfica y brindar una visión holística del negocio a los tomadores de decisiones que les permita optimizar recursos y maximizar sus beneficios en tiempo real.

Todo SGG puede vincularse con otros sistemas internos como podría ser un CRM como Hubspot, un ERP como SAP, BI o cualquier software que utilices.

Conoce más sobre GoDoWorks

Para entender cómo funcionan los SGG es muy importante entender los siguientes conceptos: 

La movilidad operativa

Se logra poniendo a disposición de los colaboradores dispositivos móviles que les permiten adquirir nuevas capacidades que aumentan drásticamente el valor que pueden entregar. De esta manera con un dispositivo móvil un colaborador puede realizar tareas que hasta hace poco tiempo solo se podían realizar en las oficinas centrales de una organización.

La movilidad operativa le brinda al colaborador la posibilidad de siempre tener los recursos necesarios para ejecutar su tarea y también la posibilidad de brindar una mejor atención a los usuarios finales ya que puede responder a sus inquietudes de manera inmediata.

Podemos decir que las principales características que le otorga una herramienta de movilidad a un colaborador de campo son la pertinencia contextual y la fluidez.

La pertinencia contextual

Es la capacidad del colaborador de adaptarse al contexto en el que se encuentra sin variar el valor que entrega. Por ejemplo, un móvil de emergencia médica puede tener la historia clínica del paciente en tiempo real y sin importar si el paciente cambia, el médico contará con la información relevante en todo momento.

De este modo la pertinencia contextual es la capacidad que tiene un colaborador de atender los n casos que estén previstos dentro de su flujo de trabajo.

En un mundo tan dinámico como el de hoy, prever el 100% de los casos con los que se puede encontrar un colaborador de campo es muy difícil, pero sin dudas podemos hacer nuestro mayor esfuerzo para cubrir la mayoría de ellos y por tanto mitigar el tiempo de inactividad por parte de los colaboradores y además elevar la percepción de los usuarios finales que sin lugar a dudas valoran enormemente la eficiencia a la hora de recibir sus soluciones.

La fluidez logística

Es la capacidad del colaborador de intercambiar información con la central de manera dinámica, muchas veces sin siquiera tener que generar una acción específica. Volviendo al mismo ejemplo, el móvil de emergencia móvil puede compartir su ubicación geográfica en tiempo real y los próximos llamados que deban atender serán decididos desde la central sin que el colaborador de campo tenga que tomar decisiones complejas.

Un colaborador que cuenta con una herramienta de movilidad podrá tener las herramienta correctas para todas las situaciones y además podrá recibir y enviar información sin mayores esfuerzos.

La fluidez del trabajador de campo no es un punto menor. El envío de información sin esfuerzo genera datos de gran calidad ya que no dependen de una entrada de datos manual.

Este tipo de datos son enormemente más valiosos que aquellos obtenidos mediante la entrada de datos en formularios de papel ya que tienen un menor ratio de errores así como también en general son más fáciles de ordenar ya que son digitales desde su concepción hasta su uso final.

Estos datos generan un vínculo importantísimo entre el colaborador y el tomador de decisiones ya que estos se transforman en información una vez que el SGG los ordena. Dicha información se transforma en inteligencia una vez que el software utiliza sus herramientas de análisis y predicción y finalmente se transforma en decisiones inteligentes una vez que el tomador aprovecha su visión gerencial holística para ajustar el trabajo de los colaboradores de campo en función de los objetivos del negocio.

Esto es conocido como Visión Holística Gerencial.

La visión Holística Gerencial

Es la capacidad que tiene un tomador de decisiones de tener un panorama completo de lo que sucede con sus colaboradores. 

A través de la movilidad operativa se consiguen datos en tiempo real y mediante diferentes dashboards y reportes puede tomar acciones que mejoren los resultados.

La visión gerencial holística tiene como principal característica la recolección automática de datos, la transformación de esos datos en información ordenada, la generación de inteligencia a partir de la información, la posibilidad de tomar acción y finalmente la visión completa de todo el proceso que le permite planificar, ejecutar, controlar en tiempo real.

La visión holística generada por la utilización de un Software de Geo Gestión (SGG) permite a la organización optimizar recursos desde la planificación dinámica en tiempo real ya que al tener una entrada de datos digitalizada, permite tomar decisiones en tiempo real que pueden variar de acuerdo a diferentes factores.

Un claro ejemplo de esto se configura cuando una organización tiene varias cuadrillas de mantenimiento en el campo que se encargan de reparar diferentes servicios en distintos puntos de la ciudad.

Teniendo datos como el tiempo promedio que ese tipo de reparaciones llevan, la distancia entre los puntos de reparación y la urgencia de cada una de las reparaciones, perfectamente puede predecirse qué reparación tendrá que realizar cada equipo posteriormente. Todavía más importante, se podrá ajustar rápidamente el proceso si alguna variable cambia como por ejemplo, un cambio en la prioridad de atender una u otra reparación o si alguna de las reparaciones toma más o menos tiempo que el previsto. 

De manera casi inmediata eso podría verse reflejado en el cronograma de trabajo de las diferentes cuadrillas y los tomadores de decisiones podrían darle seguimiento al caso y no perder de vista los objetivos de negocio.

La visión Holística Gerencial y la movilidad operativa se encuentran en lo que posiblemente sea el punto más crítico de un ecosistema de GeoGestión; El Mobile Workflow.

Mobile Workflow

Es el proceso dinámico que genera tareas específicas para los colaboradores de campo desde un sistema automatizado o un comando de un tomador de decisiones. Cada acción que toma un colaborador se ve reflejada en el Mobile Workflow y es monitoreada por el tomador de decisiones que, en caso de detectar una oportunidad de mejora genera cambios sobre el workflow que finalmente impacta en las tareas del colaborador.

De esta manera se elimina al mínimo el contacto directo entre el tomador de decisiones y el colaborador, logrando que la tecnología y los procesos arbitren entre ambos, excepto en casos muy particulares, logrando así un flujo de trabajo más óptimo para ambas partes.

La principal característica de un Mobile Workflow es que está centrado hacia la movilidad operativa de una organización, es decir, está preparado para tener una entrada de datos totalmente variable, lo que genera un flujo de trabajo que además de estar centrado en colaboradores móviles, también tenga que tener cierta flexibilidad en sus procesos para ajustarse a cada circunstancia.

Un claro ejemplo de este tipo de WorkFlow se genera en las empresas de logística donde factores como el tránsito inciden de manera directa en el tiempo de entrega y no siempre es predecible.

La información sobre los tiempos estimados de entrega puede enviarse de manera automática a través de un SGG y perfectamente se pueden estimar los tiempos y responsables de las siguientes entregas.

De esta manera el Mobile Workflow para esa organización dedicada al transporte será un flujo siempre dinámico tanto en su entrada de datos como en su distribución de tareas específicas para los diferentes colaboradores.

¿Cuándo empezar a pensar en tú GeoProductividad y tu GeoGestión?

Si bien es cierto que todas las organizaciones pueden optimizar sus procesos, existen algunos parámetros que hacen que tu organización sea ideal para implementar estrategias de GeoGestión.

Normalmente los softwares de Geo Gestión son herramientas muy potentes que justifican su implementación, capacitación y ejecución una vez que los datos a procesar son difíciles de procesar sin utilizar tecnología.

Estudios realizados por el equipo de Business Intelligence de GoDoWorks determinan que organizaciones con más de 20 colaboradores fuera de la oficina central son las que más se benefician de implementar herramientas de GeoGestión optimizando sus recursos de campo en un promedio que oscila entre el 20% y el 40%.

¿Cuáles son los primeros pasos para empezar a mejorar mi GeoGestión?

1. Definir si mi organización es un match y puede beneficiarse de aplicar este tipo de herramientas.
2. Diseñar un Mobile Workflow. En general, las empresas que brindan un SGG tienen equipos consultores que se encargaran de esta tarea. Sin lugar a dudas es el punto más crítico de todo el proceso. La tecnología y el conocimiento no sirven de nada si no están orientadas a mejorar el flujo de trabajo.
3. Implementar un SGG: Una vez determinado que la organización es un match perfecto para la GeoGestión y habiendo definido un Mobile Workflow que optimice los recursos desde un punto de vista conceptual, es hora de bajar a tierra los conceptos y para ello es fundamental implementar un SGG. En definitiva, es la herramienta que nos permite mejorar nuestra GeoProductividad.
4. Optimizar, Optimizar y Optimizar: Una vez implementada la herramienta no podemos pensar que todo está hecho. Como toda herramienta requiere de atención y profesionalización que solo el tiempo y la experiencia irán brindando. Es fundamental programar instancias de ajustes en las primeras etapas de la implementación para personalizar tu SGG a tus necesidades específicas.
5. Capacitarse y Certificarse: Una herramienta es tan poderosa como la persona que la utiliza. Sin lugar a dudas este tipo de procesos tecnológicos deben estar al servicio de las personas que conforman la organización y para que ello sea posible es fundamental dominar las herramientas disponibles. En ese sentido se considera un requerimiento mínimo recibir capacitaciones periódicas y en general las mismas se ven reflejadas en una Certificación de GeoGestión (CGG). La certificación brindada por GoDoWorks es un estándar en el mercado, aceptada por toda la industria como una garantía de competencias en la GeoGestión como disciplina de estudio y en los SGG como herramienta de trabajo.

En definitiva, existen muchísimas variables que repercuten directamente en la productividad de tu negocio, actualmente muchas de ellas han ido mutando debido a los cambios tecnológicos. Nosotros debemos mutar con igual velocidad para no ser sumergidos en un mercado muy competitivo.

Teniendo eso en cuenta, tiene sentido generar especificidad y tomar acciones orientadas específicamente al rubro en el cual tu organización se desenvuelve ya que no alcanza con aplicar reglas generales a tus casos particulares.

Es por ello que si tu organización tiene el gran desafío de gestionar sus recursos en diferentes puntos geográficos, no dudes en aplicar herramientas de GeoGestión.

Romper las barreras del tiempo y el espacio no solo es posible, sino que además, podrás transformar tan preciados recursos en tus principales aliados.

Con tales fortalezas, no habrá límites a tu productividad.

La entrada Geoproductividad y Geogestión: Guía práctica. se publicó primero en GoDoWorks.