À medida que a tecnologia avança, as nossas vidas em geral estão a mudar de diferentes formas, a geoprodutividade e a geogestão vieram para ficar. Porquê? A forma como fazemos compras, nos entretemos e até a forma como recebemos serviços como os cuidados de saúde mudou drasticamente com a penetração total da Internet e dos dispositivos móveis inteligentes.

O trabalho e a sua dinâmica não escapam a esta realidade. Já estão a ser geradas enormes mudanças nas diferentes indústrias que correspondem a uma grande premissa; a tecnologia e a conetividade fazem com que o tempo e a distância deixem de ser factores limitativos.

É assim que os termos Geoprodutividade e Geogestão são introduzidos em praticamente todos os sectores.

O que são a Geoprodutividade e a Geogestão?

Em suma, a Geoprodutividade é a relação de valor que se gera entre colaboradores que se encontram simultaneamente em diferentes localizações geográficas.

A GeoGestão, por outro lado, é a evolução da gestão tradicional para uma gestão orientada para organizações líquidas, ou seja, que rompem com as suas estruturas tradicionais e se tornam presentes em vários locais geográficos através dos seus colaboradores no terreno. Este tipo de gestão permite a conceção, execução, gestão e controlo de processos descentralizados da forma mais optimizada possível. 

Para ser claro, através de uma boa geogestão estaremos a melhorar a nossa geoprodutividade e vice-versa, a melhor maneira de aumentar a nossa geoprodutividade é melhorar a nossa geogestão. Trabalhar sobre eles resultará na otimização dos recursos da nossa atividade e, em última análise, na maximização dos benefícios.

Como aumentar a sua GeoProdutividade através da GeoGestão?

Como já foi referido, o desafio da Geoprodutividade e da Geogestão é quebrar as barreiras das distâncias físicas e do tempo. Isto não significa, de forma alguma, que os factores tempo e espaço não sejam importantes, mas, pelo contrário, talvez estejamos no momento da história em que estes aspectos são mais valorizados e em que precisamos de lhes dar mais ênfase.

O nosso principal desafio é compreender estes factores e garantir que não constituem um obstáculo à criação de valor e à prestação de serviços em áreas geográficas mais vastas.

Talvez mais do que quebrar a barreira do tempo e do espaço, o principal desafio é utilizar ambos os elementos a nosso favor, quebrando os nossos próprios tectos e permitindo-nos gerar mais valor.

Esta tarefa não pode ser realizada sem que se actue segundo duas grandes linhas estratégicas;

A implementação de ferramentas tecnológicas e, naturalmente, a aquisição de novas práticas e conhecimentos.

Deste modo, podemos afirmar que a nossa geoprodutividade e a nossa geogestão dependem do conhecimento e das ferramentas que temos à nossa disposição.

Que tecnologia é utilizada para melhorar o meu GeoManagement?

Os softwares de geo-gestão (GMS) são as principais ferramentas tecnológicas utilizadas para melhorar a geo-produtividade e a geo-gestão.

As suas principais caraterísticas são proporcionar mobilidade operacional aos funcionários, permitindo-lhes realizar as suas tarefas independentemente da sua localização geográfica, e fornecer uma visão holística da empresa aos decisores, permitindo-lhes otimizar os recursos e maximizar os seus lucros em tempo real.

Qualquer SGG pode ser ligado a outros sistemas internos, como um CRM como o Hubspot, um ERP como o SAP, BI ou qualquer outro software que utilize.

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Para compreender o funcionamento do GGS, é muito importante compreender os seguintes conceitos: 

Mobilidade operacional

Para tal, é necessário fornecer aos empregados dispositivos móveis que lhes permitam adquirir novas capacidades que aumentem drasticamente o valor que podem oferecer. Desta forma, com um dispositivo móvel, um funcionário pode realizar tarefas que até há pouco tempo só podiam ser efectuadas na sede da organização.

A mobilidade operacional dá ao empregado a possibilidade de ter sempre os recursos necessários para realizar a sua tarefa e também a possibilidade de servir melhor os utilizadores finais, sendo capaz de responder imediatamente às suas preocupações.

Podemos dizer que as principais caraterísticas que uma ferramenta de mobilidade confere a um trabalhador no terreno são a relevância contextual e a fluência.

Relevância contextual

É a capacidade do colaborador de se adaptar ao contexto em que se encontra sem alterar o valor que fornece. Por exemplo, um telemóvel de emergência médica pode ter o historial médico do doente em tempo real e, independentemente de o doente mudar, o médico terá sempre a informação relevante.

A relevância contextual é, portanto, a capacidade de um membro do pessoal para lidar com os n casos previstos no seu fluxo de trabalho.

No mundo dinâmico de hoje, é muito difícil prever 100% dos casos com que um parceiro no terreno se pode deparar, mas podemos certamente fazer o nosso melhor para cobrir a maioria deles e, assim, reduzir o tempo de inatividade para os parceiros e também aumentar a perceção dos utilizadores finais que, sem dúvida, valorizam a eficiência na receção das suas soluções.

Fluidez logística

É a capacidade do parceiro de trocar informações dinamicamente com o expedidor, muitas vezes sem sequer ter de gerar uma ação específica. Voltando ao mesmo exemplo, o telemóvel de emergência pode partilhar a sua localização geográfica em tempo real e as próximas chamadas a serem atendidas serão decididas a partir da sede, sem que o parceiro no terreno tenha de tomar decisões complexas.

Um funcionário com uma ferramenta de mobilidade terá as ferramentas certas para todas as situações e poderá receber e enviar informações sem grande esforço.

A fluência do trabalhador no terreno não é um aspeto menor. A elaboração de relatórios sem esforço gera dados de elevada qualidade, uma vez que não depende da introdução manual de dados.

Este tipo de dados é muito mais valioso do que os dados obtidos através da introdução de dados em formulários em papel, uma vez que têm uma taxa de erro mais baixa e são geralmente mais fáceis de classificar, uma vez que são digitais desde a conceção até à utilização final.

Estes dados geram uma ligação muito importante entre o colaborador e o decisor, porque são transformados em informação quando o GMS os classifica. Esta informação é transformada em inteligência quando o software utiliza as suas ferramentas de análise e de previsão e, finalmente, é transformada em decisões inteligentes quando o decisor aproveita a sua visão holística da gestão para ajustar o trabalho dos colaboradores no terreno em função dos objectivos da empresa.

É a chamada Visão Holística da Gestão.

A visão holística da gestão

É a capacidade de um decisor ter uma visão completa do que se passa com o seu pessoal. 

Através da mobilidade operacional, obtém dados em tempo real e, através de diferentes painéis de controlo e relatórios, pode tomar medidas para melhorar os seus resultados.

A visão holística da gestão tem como principal caraterística a recolha automática de dados, a transformação desses dados em informação ordenada, a geração de inteligência a partir da informação, a possibilidade de agir e, finalmente, a visão completa de todo o processo que permite planear, executar e controlar em tempo real.

A visão holística gerada pela utilização de um software de gestão geográfica (GMS) permite à organização otimizar os recursos a partir de um planeamento dinâmico em tempo real, uma vez que a digitalização dos dados permite tomar decisões em tempo real que podem variar em função de diferentes factores.

Um exemplo claro desta situação é quando uma organização tem várias equipas de manutenção no terreno, responsáveis pela reparação de diferentes serviços em diferentes partes da cidade.

Ao dispor de dados como o tempo médio dessas reparações, a distância entre os pontos de reparação e a urgência de cada reparação, é possível prever que reparação terá de ser efectuada por que equipa numa data posterior. Mais importante ainda, o processo pode ser rapidamente ajustado se alguma variável se alterar, como uma mudança na prioridade de atendimento a uma ou outra reparação ou se alguma das reparações demorar mais ou menos tempo do que o previsto. 

Quase imediatamente, isto pode refletir-se no calendário de trabalho das diferentes equipas e os decisores podem acompanhar o caso sem perder de vista os objectivos da empresa.

A visão holística da gestão e a mobilidade operacional encontram-se no que é, sem dúvida, o ponto mais crítico de um ecossistema de GeoManagement: o fluxo de trabalho móvel.

Fluxo de trabalho móvel

É o processo dinâmico que gera tarefas específicas para os trabalhadores no terreno a partir de um sistema automatizado ou de um comando de um decisor. Cada ação tomada por um empregado é reflectida no fluxo de trabalho móvel e é monitorizada pelo decisor que, se for detectada uma oportunidade de melhoria, efectua alterações ao fluxo de trabalho que, em última análise, afectam as tarefas do empregado.

Desta forma, o contacto direto entre o decisor e o empregado é eliminado ao mínimo, e a tecnologia e os processos arbitram entre os dois, exceto em casos muito específicos, conseguindo assim um fluxo de trabalho mais optimizado para ambas as partes.

A principal caraterística de um Mobile Workflow é o facto de estar focado na mobilidade operacional de uma organização, ou seja, está preparado para ter uma entrada de dados totalmente variável, o que gera um fluxo de trabalho que, para além de estar focado em colaboradores móveis, também tem de ter uma certa flexibilidade nos seus processos para se ajustar a cada circunstância.

Um exemplo claro deste tipo de WorkFlow é gerado em empresas de logística onde factores como o tráfego têm um impacto direto no tempo de entrega e nem sempre é previsível.

As informações sobre os prazos de entrega estimados podem ser enviadas automaticamente através de um SGG e é perfeitamente possível estimar os prazos e os responsáveis pelas entregas posteriores.

Desta forma, o fluxo de trabalho móvel para esta organização de transportes será sempre um fluxo dinâmico, tanto na sua introdução de dados como na distribuição de tarefas específicas aos diferentes colaboradores.

Quando começar a pensar na sua GeoProdutividade e GeoGestão?

Embora seja verdade que todas as organizações podem otimizar os seus processos, existem alguns parâmetros que tornam a sua organização ideal para implementar estratégias de GeoGestão.

O software de Geo Gestão é normalmente uma ferramenta muito poderosa que justifica a sua implementação, formação e execução, uma vez que os dados a tratar são difíceis de processar sem a utilização de tecnologia.

Estudos realizados pela equipa de Business Intelligence da GoDoWorks demonstram que as organizações com mais de 20 colaboradores fora da sede são as que mais beneficiam com a implementação de ferramentas de GeoManagement, optimizando os seus recursos no terreno numa média de 20% a 40%.

Quais são os primeiros passos para começar a melhorar a minha GeoGestão?

1. Definir se a minha organização é adequada e pode beneficiar da aplicação destas ferramentas.
2. Conceber um fluxo de trabalho móvel. Em geral, as empresas que fornecem um SGG têm equipas de consultores que se encarregam desta tarefa. Este é, sem dúvida, o ponto mais crítico de todo o processo. A tecnologia e o conhecimento são inúteis se não forem orientados para melhorar o fluxo de trabalho.
3. Implementar um GMS: Uma vez determinado que a organização é perfeita para a GeoGestão e tendo definido um Workflow Móvel que optimiza os recursos do ponto de vista concetual, é tempo de trazer os conceitos para a terra e para isso é essencial implementar um GMS. Em suma, é a ferramenta que nos permite melhorar a nossa GeoProdutividade.
4. Otimizar, otimizar e otimizar: Uma vez implementada a ferramenta, não podemos pensar que está tudo feito. Como qualquer ferramenta, requer uma atenção e um profissionalismo que só o tempo e a experiência podem proporcionar. É essencial prever momentos de ajustamento nas primeiras fases de implementação para adaptar o seu GGS às suas necessidades específicas.
5. Formação e certificação: Uma ferramenta é tão poderosa quanto a pessoa que a utiliza. Sem dúvida, este tipo de processos tecnológicos deve estar ao serviço das pessoas que compõem a organização e, para que isso seja possível, é essencial dominar as ferramentas disponíveis. Neste sentido, considera-se um requisito mínimo receber formação periódica e, em geral, esta reflecte-se numa Certificação de Geogestão (CGG). A certificação fornecida pela GoDoWorks é um padrão no mercado, aceite por toda a indústria como garantia de competência em GeoManagement como disciplina de estudo e em GGS como ferramenta de trabalho.

Em suma, são muitas as variáveis que têm um impacto direto na produtividade da sua empresa, muitas das quais sofreram mutações devido às mudanças tecnológicas. Temos de mudar com a mesma velocidade para não ficarmos submersos num mercado muito competitivo.

Neste sentido, faz sentido gerar especificidade e tomar medidas especificamente orientadas para a área em que a sua organização opera, pois não basta aplicar regras gerais aos seus casos particulares.

Por isso, se a sua organização tem o grande desafio de gerir os seus recursos em diferentes localizações geográficas, não hesite em aplicar as ferramentas de GeoManagement.

Ultrapassar as barreiras do tempo e do espaço não só é possível, como também pode transformar estes recursos preciosos nos seus principais aliados.

Com estes pontos fortes, não haverá limites para a sua produtividade.