Desde há alguns anos, a utilização de papel nas diferentes fases da atividade empresarial tem sido questionada. A sociedade em geral já não aceita que as empresas utilizem o papel de forma excessiva, pois é sabido que este tem um impacto significativo no ambiente.

Não só começam a existir diferentes regulamentações que afectam a sua utilização indiscriminada, como também os consumidores, através das suas decisões de compra, começam a recorrer a organizações que são responsáveis na utilização do papel.

Embora se trate de um tema muito sério, interessante e necessário, neste artigo vamos centrar-nos noutro aspeto do mesmo problema.

Como é que o papel afecta a rentabilidade da minha empresa do ponto de vista da gestão e da relação custo-benefício?

O papel desempenha um papel fundamental na rentabilização das empresas.

Especialmente aqueles que, por várias razões, têm processos internos complexos. Um exemplo claro é o das empresas que têm pessoal no terreno espalhado por diferentes partes do mapa e que, por isso, têm uma situação complexa quando se trata de registar, transferir, processar e sistematizar informações em papel.

Neste tipo de processo, a utilização do papel tem duas grandes áreas de influência que têm um impacto direto na rentabilidade de uma empresa.

Em primeiro lugar, a existência de processos de registo de dados em papel impede a geração de informação em tempo real. O papel tem de ser deslocado e processado, o que gera um intervalo de tempo entre o registo e a transformação dos dados em inteligência através de relatórios, painéis de controlo, documentos, etc.

O potencial de crescimento da rentabilidade resultante da aplicação do business intelligence é difícil de estimar, mas 8 em cada 10 gestores de operações na região acreditam que o business intelligence aplicado às operações pode aumentar a rentabilidade em números nunca inferiores a 30%.

Por outro lado, a outra grande área de impacto do papel na rentabilidade de uma empresa é a geração e realização de receitas.

De que estamos a falar?

Se os processos forem registados em papel, têm de ser transferidos do local onde o serviço foi prestado para o local onde existe o centro de processamento central. Isto leva a que o papel seja extraviado e/ou danificado. Estima-se que 1% dos processos registados em papel se perdem antes de serem processados. Um processo que não é registado é um processo que não é facturado e, por conseguinte, representa uma perda direta para a rentabilidade da empresa, uma vez que os custos dos serviços não facturados são pagos igualmente.

Por outro lado, a necessidade de transferir registos em papel cria um atraso muito grande entre o momento em que os serviços são gerados e o momento em que são facturados. Passar do papel para uma ferramenta de gestão digital como o GoDoWorks poupa em média 3 semanas no tempo de faturação para as empresas que passam do papel para o sistema digital do GoDoWorks.

O facto de poder faturar mais cedo faz uma grande diferença nos fluxos de caixa das empresas e torna a operação muito mais rentável, uma vez que é possível reduzir o endividamento e o desperdício de reservas para cobrir fluxos de receitas muito longos.

Por último, o tratamento dos dados dos registos em papel é deixado à subjetividade da pessoa que lê e processa essa informação, o que gera diferenças entre os serviços gerados e o que é facturado, levando a processos de refacturação que apenas prolongam o processo ou simplesmente reduzem a faturação total nos casos em que o erro passa despercebido.

Tendo em conta estes factores, é evidente que o papel terá um papel cada vez menos importante no mundo dos negócios. Para além de ajudarmos o ambiente, eliminando os componentes de papel, estaremos também a gerar uma rentabilidade positiva para a nossa organização, assegurando a faturação e reduzindo os atrasos e os erros. 

Quanto menor for o papel do papel na sua empresa, maior será a sua rentabilidade.